제목: 끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기

저자 : 데이비드알렌 지음 / 공병호 옮김

출판사 : 21세기북스

출간일 : 2011년 8월 5일

페이지 : 280 페이지

독서마침 : 2013년 3월 24일

한창 일에 집중하며 살던 시절을 떠올려보면 그렇게 피곤한데도 늘 불면증이 시달렸습니다.. 지금 곰곰히 생각해보면 내가 일을 끌고 다닌 것이 아니라 늘 '일에 질질 끌려 다녔던 것' 때문이었던 것 같습니다.. 일에 끌려 다니다보니 밤에 잠을 자려고 불끄고 누우면 내일 할 일들이 하나둘씩 떠오르기 시작하고 그렇게 생각하다보면 1~2시간이 훌쩍 지나고 그게 반복되다보니 불면증에 시달리게 되고, 아침에 피곤한 몸을 이끌고 직장에 와서 일을 하다보면 뭔가는 하긴한 것 같은데 만족감도 없고 늘 찝찝함이 남게 된 것이었습니다. 비단 이런 느낌을 가지는 것은 나 뿐만 아니라 많은 분들이 공감을 하는 사항이기도 합니다. 

시간관리 또는 업무처리 방법으로 은근히 많은 사용자 층을 두고 있는 방법으로 TO-DO list로 관리하는 방법 말고도 GTD(getting things done)라는 방법이 있습니다. 이것과 관련되어 있는 책이 바로 끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기란 책인데. 책을 읽어보면 특별하거나 새롭게 내용이 다가오는 것은 별로 없지만 그동안 알고 있었음에도 직접 실행하지 못했던 것들이란 느낌이 단박에 들기 시작했습니다.

저 또한 나름 일정관리 및 할 일 관리를 수첩과 스마트폰 어플, 구글 캘린더 등을 이용하며 적극적으로 관리하고 있지만 늘 아쉬움이 남는 점들이 있었는데 이 책을 보며 내가 할 일을 제대로 처리 못했을 때 남는 찝찝함의 원인에 대해 생각해 보게 되었고 어느정도 해결책도 실행할 수 있었습니다.

현재 제가 실천하고 적용하는 방법 중 가장 효과가 큰 것을 들어본다면 우선, 받은 메일함 관리입니다. 관리 원칙은 '항상 받은메일함에는 메일이 쌓이지 않게 하는게 원칙'입니다. 수시로 메일이 들어오는데 그걸 어떻게 쌓이지 않게 만들어? 말도 안된다는 소리로 들릴 수 있겠지만 메일이 쌓이지 않게 하는 방법은 첫째, 보관함에 관련 폴더를 몇 개 만들어 둡니다. (저 같은 경우 개인, 업무, 강의, 정보, 대학원, 외부활동)등으로 폴더 방을 만들어 뒀습니다. 둘째, 받은편지함에 메일이 들어왔을 때 일정시간 간격이나 수시로 확인을 하고 있습니다. 셋째, 한 번 확인한 메일의 내용은 바로 처리 할 수 있도록 노력하며 처리가 될 경우 관련 보관함으로 바로 이동시켜 보관합니다. 넷째, 한번 확인 한 메일의 내용은 받은편지함에 두지 않으며 두번 열어보지 않도록 합니다. 셋째, 아직 처리하지 못하여 받은 편지함에 남아 있는 메일들은 처리 일정을 정하여 기한 내에 처리하도록 합니다.

이렇게 받은편지함의 메일들을 처리해보니 일처리를 못해 항상 찜찜하던 느낌도 많이 사라졌고 이메일만 몇 백 통씩 쌓여 있어 원하는 메일이 어디 있는지도 몰라 방황하던 옛모습이 떠올랐습니다. 지금 메일 수신함에 몇백통의 메일이 쌓여 있는 분들이라면 한번 실천해보시길 적극 추천해 드립니다. (제일 처음 받은편지함에서 관련 보관함으로 이동하는 작업할 때 한두시간이 소비되는 것이 제일 귀찮은 작업이지만 해 볼 이유는 분명히 있습니다.)

이 밖에도 어플과 수첩을 병행하며 일정 및 할 일 관리를 적극적으로 하고 있고 실천을 통해 습관이 되게 하기 위해 노력하고 있습니다. 일이야 늘 끝 없이 생겨나고 나를 고민거리로 이끌지만 이러한 일처리 방법을 통해 단 1초라도 불필요한 시간을 줄여 나가는 것이 생산성과 효율성을 높이는 가장 빠른 지름길이라고 생각합니다.

 

□ 생각콕 밑줄쫙

- 깔끔하게 일을 처리하려면 우선 잘못된 일처리 습관을 반드시 바로 잡아야 한다.(p.19)

- 어떻게 하면 효율적으로 업무를 다룰 수 있을 것인가? 첫째, 시기나 중요도에 상관없이 언젠가는 해야 할 일이라면 그 일은 머리와 마음 바깥 세계로 끄집어내야 한다. 그리고 논리적으로 믿음직한 시스템 속에 넣어두자는 것이다. 둘째, 우리 삶 속에 이미 끼어든 일에 대해서는 통찰력 있는 판단을 내리는 훈련을 쌓아야 한다. 언제든지 다음 단계를 실행하거나, 설령 일이 안되더라도 재협상을 벌일 수 있는 준비를 해둘 필요가 있다. (p.20)

- 기본적 성과와 가치에 집중하는 것은 필수적으로 훈련해야 한다. 하지만 그것만으로는 일의 완결에 이르는 과정을 단축하거나 어려움을 줄이지 못한다. (p.24)

- 스트레스 대부분이 부적절하게 관리한 약속에서 비롯한다는 것이다. 결국 생활 곳곳이 '미완의 고리(open loop, 원래는 열린회로라고 부르지만, 여기서는 완전히 마무리하지 않고 반복하는 작업이나 과정을 의미함)'를 효과적으로 통제할 때 비로소 더 큰 안정감과 집중을 경험할 수 있고 활력이 생긴다. (p.27)

- 피터드러커는 "지식 근로의 세계에서 .... 과업은 주어지지 않고, 단지 결정된다. 여기서는, 작업에 기대하는 결과가 무엇인지 스스로 꾸준히 묻는 것이 ..... 지식근로자의 생산성을 높이는 핵심 질문이다. 또 위험이 따르는 결정을 내리라고 요구하는 질문이기도 하다. 그렇기에 통상적으로 정답은 없고, 대신 선택만 있을 뿐이다. 결과를 명확히 해두어야 생산성을 달성할 수 있다"(p.29)

- 흔히 그렇듯 무언가 '마음속에 남아 있다는 것'은 다음과 같은 이유 때문이다. 첫째 의도하는 결과를 정확히 규정하지 않았기 때문이다. (p.30)

- 진척을 이룰 수 없는 일을 계속 생각하는 것은 시간과 에너지 낭비일 뿐이다. 그리고 하지 못하는 일에 대해서 근심만 부추길 뿐이다. 이렇게 되면 스스로 너무나 많은 일거리 또는 수많은 미완의 고리를 넘겨주게 된다. 결국 이것은 우리 내부세계를 관리하는 마음이 일거리를 효과적으로 처리하지 못해 벌어지는 현상이다. (p.31)

- 모든 업무를 효과적으로 관리하는 방법의 핵심은 바로 행동을 경영하는 데 있다. (p.33)

- 업무흐름 5단계 경영법(A five-stage method for managing work flow) 첫째, 관심을 끄는 사물을 수집하고(collect) 둘째, 수집한 사물의 의미와 할 일을 가공하고(process) 셋째, 결과를 조직화하고(organize) 넷째, 선택 가능한 방안 등을 검토하며(review), 마지막으로 행동에 옮긴다(do). 업무흐름의 품질은 이 다섯 단계를 연결하는 사슬 중 가장 약한 고리가 어떤 상태인지에 따라 판정한다. (p.41)

- ' oo할 것', 'oo 이 필요함' 따위의 말이 붙은 것은 완결하지 않은 업무다. (p.43)

- 저장 용기에서 꺼낸 업무를 그대로 다시 수집함에 넣어서는 안된다는 점이다. (p.47)

- 달력에 적힌 각각의 행동을 종결하자마자 또 다른 할 일이 있는지 점검해보는 것은 좋은 습관이다. (p.63)

- "자, 좋은 아이디어 가진 사람 있습니까?"라고 질문하는 것을 들어본 경험은 누구나 있을 것이다. 이런 질문의 전제는 무엇일까? 좋은 아이디어란 우선 목적과 비전이 분명해야 하고, 모든 관련자료를 수집(브레인스토밍)해 확실하게 계획을 세울 수 있도록 돕는 것을 말한다. (p.75)

- '왜'라는 생각의 가치. '왜'라는 질문이 좋은 이유는 성공을 규정한다. 의사결정 기준을 만든다. 자원을 적절히 배분할 수 있게 한다. 동기를 부여한다. 초점을 분명하게 한다. 선택권을 확장한다. (p.80)

- 이메일 중심의 업무 흐름 관리 : 이메일 창에 두세 가지의 폴더를 설정해두는 것은 꽤 유용하다. 여기에 자신이 자주 사용하는 폴더를 설정하여 실행 가능한 메시지를 조직화해볼 수도 있다. 이메일을 비우기로 전환하기 (p.172)

- 프로젝트 리스트를 정리할 때는 우선순위나 규모, 중요도에 따라 정리해서도 안 된다. 프로젝트를 하는 게 아니라 프로젝트가 요구하는 단계별 행동을 하는 것이라는 사실이다. 리스트를 훑어보는 것만으로도 당신의 자기관리능력이 강해진다. 또한 작업에 대한 평가가 필요한 시점마다 도움을 줄 수 있는 상세한 목록도 보유하게 되는 셈이다. (p.174)

- 당신이 진행중인 모든 것에 관리능력을 발휘할 수 있는 시스템. 운영 표준으로 유지하려면 무슨 일을 해야 한다고 생각하는가? 가장 핵심 역할을 하는 것은 주간 검토였다. (p.204)

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